In de kijker: de giftbox van Voka

Imagine it

“Ik ben eventmanager bij Voka,” vertelt Elien Wuestenberghs. “Naast heel wat kleine eventjes, zijn er op jaarbasis ook 4 grote evenementen, waaronder het Zomerkasteelfeest. Daar verwelkomen we zo’n 1000-tal mensen. Dit zijn niet alleen leden, maar ook bedrijven die jarig zijn en dus iets te vieren hebben! Corona gooide letterlijk roet in het eten, want het Zomerkasteelfeest werd vorig jaar gecanceld waardoor we ook de jarige bedrijven niet meer in de bloemetjes konden zetten. Daarom gingen we op zoek naar een alternatief: een Voka giftbox! Een creatieve oplossing die ondertussen permanent is geworden, want ook dit jaar zetten we onze jarige bedrijven in de spotlight met onze box.

Vorig jaar stuurden we dus al een giftbox uit naar al onze jarige bedrijven. En dat deden we dit jaar opnieuw, alleen was de laatste giftbox nog een betere versie dan de eerste. Wat er allemaal inzat? Photoboothgadgets, een oorkonde, heel wat lekkers en een feestelijke kaart met houder! Het was vooral belangrijk dat het cadeau niet gericht was naar één persoon, maar aan het volledige bedrijf”, aldus Elien.

Print it

“Toen ik mijn stage startte bij Voka, was de giftbox een van mijn eerste to do’s”, vertelt stagiaire Andries. “Die box was vorig jaar ook al ontwikkeld, dus een concreet idee was er al. Alleen zou de box dit jaar nog feestelijker en uitgebreider mogen zijn. En dus ging ik aan de slag hiermee! Twee dingen waren zeker: er moest rekening gehouden worden met een budget, en de doos van de giftbox moest de afmeting hebben van het certificaat. De doos was al ontworpen door onze grafisch designer, zo was het voor Burocad meteen duidelijk wat de tone of voice mocht zijn. Voor de rest kreeg ik carte blanche! Tijdens een eerste brainstorm legden we onze ideeën op tafel bij Burocad. En ze wisten een leuke insteek te geven aan de giftbox. Zo was het onder andere hun idee om een doos te kiezen die mooi openvalt wanneer de doos wordt geopend. Dat creëert meteen een feestelijk en specialer gevoel. Ook de photoboothgadgets waren hun idee. De doos is het enige wat wij langs onze kant hadden ontworpen, voor de rest heeft Burocad voor de opmaak gezorgd van alle items.

Ook werd er een houdertje voorzien waar de kaart ingezet kon worden. Dat houdertje zou van forex gemaakt worden, maar al snel werd het duidelijk dat de houder niet zwaar genoeg was om het kaartje staande te houden. Op dat moment moest er nog snel geschakeld worden, maar bij Burocad wisten ze precies wat ze moesten doen en kwamen ze meteen met een waardige oplossing”, zegt Andries.

“Uiteindelijk werden er zo’n 54 dozen besteld, al konden we er ook nog gemakkelijk bijbestellen wanneer we dat wensten. Van de aanvraag tot de oplevering: daar gingen ongeveer zo’n drie maanden overheen. Je kan dus wel zeggen dat het een redelijk intensieve samenwerking was, aangezien er toch heel wat afgestemd moest worden”, vertelt Elien.

Proefdruk

“We hebben enkel gevraagd om een proefdruk van de doos. Vooral omdat we benieuwd waren of alle lijnen mooi zouden aansluiten. Van alle andere items werd er geen proefdruk gemaakt! We kregen alles doorgestuurd ter goedkeuring en wisten dat het goed zou zitten. Door onze aangename ervaring van vorig jaar, hadden we er echt vertrouwen in. Alle dozen werden ook gepersonaliseerd, dat komt verrassender over bij de ontvanger. De dozen heeft Burocad niet verstuurd, onze medewerkers zijn ze zelf gaan afgeven. Net zoals het hoort bij een verjaardag!

Onze ervaring met Burocad is alleen maar positief. Binnen Voka zijn we niet de enige afdeling die samenwerkt met hen. Ook de KamerAcademie en de afdeling internationalisatie en innovatie werken er geregeld mee samen. Dat zegt toch genoeg? (lachen)”, aldus Elien en Andries.